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Médiathèque départementale des Deux-Sèvres

Conseil, expertise

Cette rubrique propose des outils pratiques pour tous les aspects de la vie quotidienne des bibliothèques. Cette boîte à outils est un élément du conseil expertise que peut apporter la MDDS. En effet, vous pouvez aussi la contacter pour des bilans de fonctionnement et projets de bibliothèque, pour des projets d'action culturelle et pour des interventions techniques à la carte à solliciter auprès des référentes territoire.

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Le bénévole est un acteur recherché et incoutournable de la vie culturelle en milieu rural, notamment en bibliothèque. En 2015, 442 bénévoles et 153 salariés œuvraient pour la lecture publique en Deux-Sèvres, soit 2/3 de bénévoles pour 1/3 de salariés environ.

Ce poids du bénévolat n'est pas sans conséquence dans l'exercice de missions de service public et suscite des interrogations quant à l'engagement du bénévole.

Quelles sont ses missions ? Quelle est sa place au sein d'une équipe ? Quels sont ses droits et ses devoirs ? Doit-on exiger autant de lui qu'un bibliothécaire salarié ?

En regard de ces questions, voici plusieurs étapes à suivre pour vous aider à construire et animer votre équipe (qu'elle soit constituée de bénévoles et/ou salariés) sans perdre de vue qu'il s'agit d'exercer des missions de service public.

Avoir un responsable

Il est obligatoire de désigner un responsable pour bénéficier des services de la MDDS. Salarié ou bénévole, son rôle est primordial : il fait le lien avec la tutelle et les élus, mais aussi avec l'équipe. C'est lui qui va dynamiser et coordonner l'équipe, communiquer.

Recruter et constituer une équipe

C'est un moment de communication important car il permet d'une part, d'analyser les missions de la bibliothèque et le travail qui en découle et d'autre part d'expliquer, au cours d'un entretien, les tâches qui peuvent êtres proposées aux futurs bibliothécaires volontaires. L'appel à candidature peut se faire par voie de presse (bulletin municipal et presse locale).

Plus les profils des personnes recrutées sont variés (âges, compétences et goûts différents) mieux c'est, car cela permettra de mutualiser les compétences et d'offrir un meilleur service à l'usager. Exemples : certaines personnes seront plus aptes à couvrir les livres, les répertorier, d'autres à conseiller et donc faire les permanences de prêt, d'autres à animer et donc faire les accueils de classe, etc.

Se mettre "au service de"

S'engager dans le volontariat, c'est se mettre "au service de". Cela implique des droits et des devoirs.

Pour les droits du bénévole, vous pouvez vous reporter au guide du bénévolat 2015. Et pour les devoirs, voici la Charte du bibliothécaire volontaire.

La BDP du Calvados a réalisé un dossier complet sur le thème de la relation bénévole/salarié

Organiser le travail

Les réunions

Pas de réunion, pas d'équipe ! Ce sont elles qui vont fédérer l'équipe et lui permettre de s'approprier les objectifs, les projets d'animation communs de la bibliothèque.

La répartition des tâches

Après une analyse du travail en bibliothèque, il peut être intéressant de lister les tâches et d'en proposer la répartition à l'équipe, en fonction des compétences de chacun. Nous vous proposons une grille toute prête.

La communication au sein de l'équipe

Voici quelques exemples d'outils permettant d'améliorer la communication entre les membres de l'équipe :

  • Planning des présences (qui dit présence ne dit pas forcément ouverture au public. Certaines tâches doivent être effectuées hors créneaux d'ouverture)
  • Planning de prêt (pour les permanences d'ouverture au public)
  • Cahier de liaison : permet d'exposer à l'équipe suivante ou au responsable, les problèmes rencontrés lors des permanences
  • Tableau d'information
  • Guide des procédures : il va permettre de formaliser certaines étapes de travail (ex : comment inscrire un usager, que faire en cas de perte d'un document, comment équiper un document, etc.).

 


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