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Médiathèque départementale des Deux-Sèvres

Conseil, expertise

Cette rubrique propose des outils pratiques pour tous les aspects de la vie quotidienne des bibliothèques. Cette boîte à outils est un élément du conseil expertise que peut apporter la MDDS. En effet, vous pouvez aussi la contacter pour des bilans de fonctionnement et projets de bibliothèque, pour des projets d'action culturelle et pour des interventions techniques à la carte à solliciter auprès des référentes territoire.

traitement

 

Bibliothèque rime avec collection. Une collection est vivante et les bibliothécaires, salariés ou bénévoles doivent la faire évoluer.
Acquisition, équipement, désherbage... voici des fiches outils pour vous aider à gérer au quotidien les collections d'une bibliothèque.

circuit du livre

traitement

 

Bibliothèque rime avec collection. Une collection est vivante et les bibliothécaires, salariés ou bénévoles doivent la faire évoluer.
Acquisition, équipement, désherbage... voici des fiches outils pour vous aider à gérer au quotidien les collections d'une bibliothèque.

circuit du livre

Catalogage

 

Catalogage

catalogage2

 

 






Tout document entrant à la bibliothèque doit recevoir sa carte d'identité, être catalogué.

 

Le catalogage consiste à faire une description du document sous forme de notice établie avec des règles précises et communes à toutes les bibliothèques. Il se déroule en deux temps : la rédaction de la notice bibliographique (description physique) et l'indexation (description intellectuelle).

C'est une étape importante qui permet de faciliter la recherche et la localisation de vos documents. Chaque notice est intégrée dans un catalogue qui recense vos collections.

Pour un livre, il s'agit des données suivantes : ISBN, titre principal, auteur principal et secondaires, éditeur, année d'édition, nombre de pages, les illustrations, le format, la collection... En gestion manuelle, ces informations sont inscrites sur une fiche, et en gestion informatique, elle font l'objet d'une saisie. Cette saisie se fait en format UNIMARC (normes d'échange de données internationales, permettant l'échange de notices entre bibliothèques).

Le format UNIMARC, le plus utilisé en France, comprend 10 blocs numérotés de 0 à 9 comprenant eux-mêmes 100 champs.

Les notices peuvent être créées manuellement mais il existe un moyen plus rapide : la récupération de notices.

On procède ensuite à l'indexation et la cotation.

On attribue ensuite à chaque notice un ou plusieurs numéros d'exemplarisation.

Récupération de notices

 
Récupération de notices
recup. notices

 

 






Le
catalogage informatisé est long, fastidieux, répétitif mais nécessaire à l'établissement d'un catalogue de bibliothèque. Heureusement, la récupération de notices est possible et vous permet d'alléger les tâches de saisie.

 

La Bibliothèque nationale de France propose gratuitement aux bibliothèques publiques de télécharger les notices de leur choix et de les intégrer dans leur base. Cela représente un gain de temps dans le travail de bibliothécaire. Mode d'emploi

La récupération s'effectue en trois étapes :

1.Après avoir créé un compte, vous sélectionnez les notices puis les ajoutez dans votre panier. Celui-ci peut contenir jusqu'à 500 notices maximum.

2.Une fois la sélection terminée, vous transférez le panier. Il est récupérable à l'adresse du serveur FTP qui a été attribuée par la BnF. Les notices sont disponibles pendant 10 jours après le transfert.

3.Une fois connecté au serveur, vous devez enregistrer le fichier contenant vos notices, puis l'importer vers votre base de données.
Mode d'emploi du transfert de notices en ligne


La plupart des logiciels sont aujourd'hui équipés d'un outil appelé client Z3950 (du nom de la norme qui en définit les caractères) qui permet, de manière automatisée ou manuelle, d'aller interroger des serveurs de bases de données et d'en extraire les notices désirées (voir avec votre fournisseur si votre logiciel le permet).

Découvrez pas à pas la démarche

Indexation

 Indexation

indexation dewey










L'indexation est la description intellectuelle d'un document :

-l'indexation numérique (la classification décimale de Dewey est la plus courante)
-l'indexation matière (mots-clé) (Rameau)

 

La classification Dewey est utilisée en bibliothèque pour l'indexation et le classement des documentaires.

- Elle permet de traduire le contenu d'un document en un indice décimal (un indice comporte toujours au moins 3 chiffres) utilisé pour construire la cote et ranger le document.

- A chaque thème ou notion, correspond un indice. Elle permet donc de rassembler les documents traitant du même sujet.

- Elle regroupe l'ensemble des connaissances en 10 grandes classes, divisées en 100 sous-classes, elles-mêmes divisées en une multitude de sections et sous-sections :fleur dewey
Voir aussi sous forme de tableau


Règles d'or pour une indexation réussie :

- Prendre connaissance du document pour savoir de quoi il s'agit exactement

- Prendre en considération l'angle sous lequel est traité le sujet (historique, sociologique, politique ...)

- Tenir compte du destinataire final et des documents déjà présents sur le sujet

- Ne pas mettre d'indice à rallonge et préférer un indice abrégé

- S'il y a plusieurs sujets traités dans un même ouvrage, on choisit le plus important

- Cet indice sera reporté sur une étiquette au dos du livre pour former le 1er élément de la cote

- Outil pour indexer :

dewey livre




Guide de la classification décimale de Dewey : tables abrégées de la XXIIIe édition intégrale en langue anglaise / Annie Béthery. - Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 2013






L'Indexation rameau
.

- C'est l'analyse du contenu d'un document puis sa transcription par un mot reflétant ce contenu à partir d'une liste d'autorités matières, appelées aussi vedettes matières.

- Elle permet d'effectuer les recherches thématiques dans un catalogue et permet de retrouver des ouvrages classés en différents endroits de la bibliothèque (Ex. France en histoire, géographie, art...)

- Consulter le catalogue Rameau de la BNF
- Consulter l'aide à la recherche d'autorités BNF

- Outil pour indexer :
choix de vedettes matieres




Choix de vedettes matières et mots-clés : à l'intention des bibliothèques / Martine Blanc-Montmayeur et Françoise Danset. - Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 2012










disque vinyl svgL'Indexation musique

La Classification utilisée par la discothèque de la MDDS est adaptée de l''indexation de l'association  Discothèque de france. Cette classification est utilisée depuis 1991 par la discothèque de La MDDS et son réseau, hors CAN.

 Elle fait une large place à la musique savante occidentale, selon les préconisations de cette association à l'intention des premières discothèques à partir des les années 1970.

PCDM4

ou plan de classement des documents musicaux version 4, en référence aux 3 versions précédentes structurées par les bibliothèques de la ville de Paris : c'est la classification la plus utilisée dans les services musique des bibliothèques françaises.

Cette classification vise à rééquilibrer les genres et à s'intégrer plus harmonieusement au classement dewey, dans le classement sur les étagères ou dans les bacs.

Cotation

 Cotation

cotation

 

 

 

 

 


La cote d'un livre est son adresse dans la bibliothèque et sur les rayons. Elle est constituée de plusieurs éléments qui sont rassemblés sur l'étiquette que l'on colle sur la tranche du livre et qui permet son classement dans les rayons.



Documentaires :

- La cote d'un documentaire adulte est composée de l'indice Dewey, suivi des trois premières lettres de l'auteur :
636.8
  AUT

- Pour les biographies, on utilise la lettre " B ", suivie des trois premières lettres de la personne biographée :
 B
PER

- On procède de même pour un documentaire jeunesse et on rajoute la lettre " J "devant
l'indice Dewey :
J.636.8
   AUT

Fictions :

- Pour les fictions adultes, on utilise la lettre " R " suivie des trois premières lettres de l'auteur. On peut rajouter la première lettre du titre.
 R
AUT
 T

- Pour les romans policiers, on utilise les lettres " RP ", pour les romans de science-fiction " SF, pour les bandes dessinées BD, suivies des trois premières lettres de l'auteur
RP       RP       SF       BD
AUT     AUT     AUT    AUT

Jeunesse :

- Romans :
JR
AUT

- Contes :
JC
AUT

- Albums :
JA
AUT

- Bandes dessinées :
JBD
AUT

ATTENTION :
Les noms propres français comportant un préfixe, les noms composés, les noms étrangers obéissent à une norme :

Normes de classement des noms composés et étrangers

tableau autorites

- Les noms composés réunis par un trait d'union sont en général classés au 1er élément.

- Le 1er élément du nom CHINOIS est le nom de famille ; on le transcrit donc tel qu'il est donné sur l'ouvrage.

 

middle cCotation Musique

Comme pour les livres documentaires, la cote des documents musicaux se compose d'un élément numérique : l'indice, suivi d'un élement alphabétique : en général les 3 premières lettres du compositeur.

 

Musique classique et contemporaine

-de 000 à 699 : indice + 3 premières lettres du compositeur. exemple  : 440 BRA pour une symphonie de Brahms


-récitals : de 200 à 208 : indice + 3 premières lettres de l'interprète. exemple : 207 CAL pour un récital de Maria Callas 

-anthologies : de 209 à 215 : indice + 3 premières lettres du titre. exemple : 209 NOE pour une anthologie de grégorien sur noël

Musique fonctionnelle

-700 à 751 : indice + 3 première lettres de l'interprète ou du titre (si anthologie). exemple 700 VER pour un enregistremnt musette d'André Verchuren

-720 : indice + 3 premières lettres du titre du film, en français, si possible. exemple 720 GUE pour la B.O de la Guerre des étoiles

Variétés anglo-saxonnes

-760 à 760.5 : indice + 3 premières lettres de l'interprète ou du groupe. exemple 760.3 DOO pour le rock californien des Doors

Jazz

-770 à 770.80 : indice + 3 premières lettres de l'interprète ou du groupe. exemple 770.30 ELL pour un enregistrement de Duke Ellington (jazz classique)

Variétés françaises

-780 à 780.1 : indice + 3 premières lettres de l'interprète ou du groupe. exemple : 780.1 SIN pour un cd reggae de Sinsemilla

Enfants

-790.1 à 790.5 : indice + 3 premières lettres du compositeur, de l'interprète ou du titre (si plus de 4 interprètes). exemple 790.3 SAI pour le carnaval des animaux de Saint-Saens

Musique traditionnelle

-900 à 990 : indice + 3 premières lettres de l'interprète ou du titre (si anthologie). exemple 921.2 TRI pour un cd des Bretons de Tri Yann

 

exemplarisation

 

Exemplarisation

exemplarisation

 

 

L'exemplarisation d'un document consiste en la saisie des caractéristiques spécifiques à l'exemplaire possédé par la bibliothèque.

 

Non normalisée, la fiche exemplaire diffère d'un logiciel à l'autre par le nombre de zones qu'elle contient et l'intitulé de ces zones.

Elle comprend généralement les zones suivantes :
•n° d'inventaire du document (c'est son code à barres)
•site
•cote
•support
ou type (livre, périodique, disque compact...)
•section
(adulte, jeunesse, musique...)
•genre
(documentaire, bande dessinée, policier...)
•situation
ou état (disponible, sorti, réservé, en réparation...)
•type
de prêt (prêt normal, prêt spécial, exclu du prêt)
•noms
de l'emprunteur actuel et du dernier emprunteur, date du dernier
emprunt.

A chaque document correspond une fiche exemplaire.

Equipement

Equipement

equipement

 

 

 

 




Les documents en bibliothèque sont souvent mis à rude épreuve. Pour assurer leur longévité, il convient de les équiper de façon
adaptée.

 Comment couvrir un livre ? : la réponse en vidéo

 

cd à équiperEquipement des cds

Un cd est composé de quatre (ou plus) éléments détachables :
le boitier + le recto livret + le verso livret + le cd

La Fiche de prêt

Dans le cas d'un coffret, le boîtier peut être inséré dans un-sur boîtier ou une pochette cartonnée, contenir un livret de plusieurs dizaines de pages et  au moins 2 cds.

Tous ces éléments doivent figurer sur la fiche de prêt en plus de la cote, du nom de l'interprète et du titre de l'enregistrement, afin que les emprunteurs puissent identifier le nombre et la nature des documents à remettre dans le boîtier après écoute.
La fiche de prêt est glissée dans une pochette, collée à l'intérieur du livret recto.

Les couleurs

Chaque grande classe, ou grand genre musical, est identifié par une couleur: exemple jaune, pour le jazz et le blues (classe 770)
Au moment de l'équipement, on reporte une étiquette de la couleur appropriée sur le boîtier du cd.

pictos

Pour aider les bibliothèques dans leur choix des enregistrements de musique classique, on colle, au moment du catalogage, un pictogramme indiquant l'époque de l'oeuvre enregistrée, depuis le Moyen-Age jusqu'au 21 ème siècle. Chaque époque correspond à une esthétique musicale .
exemple : 17ème siècle : musique baroque ; 19ème siècle : romantisme...

Classement et mise en valeur des collections

Classement et mise en valeur des collections

cerizay 007L'aménagement de l'espace est un choix stratégique, que mettre en avant ? Même si vous avez peu de documents, il est important de les classer, de différencier des espaces en fonction des âges du public...

Selon la place dont vous disposez, il est possible de distinguer des genres (RP, SF...), des sections (adultes, jeunesse), des fonds spécifiques (Fonds local...), ou des niveaux de lecture (adolescents, bébés lecteurs...)

Tout est donc envisageable, du moment qu'on informe le lecteur par une signalétique claire et précise. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la boîte à outils de la BDP du Lot à la rubrique Signalétique en bibliothèque.

Comment classer les romans ?
Par ordre alphabétique d'auteurs. Il est possible de constituer une étagère différente pour les genres suivants : romans policiers, romans de science-fiction », romans Gros caractères.

Comment classer les documentaires ?
Par ordre numérique d'indice, puis par auteur.

Comment classer les bandes dessinées ?
On range les bandes dessinées dans des bacs. On ne les classe pas par ordre alphabétique d'auteur. On regroupe les cycles par un élastique car il est important que les albums du même cycle ne soient pas dispersés.
On peut regrouper les séries (ex : tous les Astérix ensemble).

Comment classer un album ?
Les enfants aiment fouiller sans contraintes dans les bacs et le rangement par ordre alphabétique d'auteurs est donc inutile et illusoire!

Comment classer un roman pour enfants ?
Le phénomène de collections est très important dans ce secteur. Les enfants retiennent plus souvent le nom de leur série préférée que le nom de l'auteur. Aussi est-il recommandé de classer les romans jeunesse par collection et par niveau de lecture sur les rayonnages.
On peut choisir de créer un espace « ados » (à partir de 12-13 ans).
On peut regrouper les contes ensemble.

Retrouvez les fiches très pratiques de la BDP du Calvados
- " Ça déménage " 
- " Suivez le guide ! Signalez les collection "le guide ! Signalez les collection " :

Comment classer les cds ?celles sur belle int3 cd bd

Pour mettre en valeur une collection de documents sonores musicaux, il faut d'abord s'équiper du mobilier adéquat : un ou plusieurs bacs à cd contenant au moins 150 documents, en fonction de l'importance des collections. Des intercalaires de couleur, comportant l'intitulé de chaque grande classe musicale : Classique, jazz, rock... sépareront chaque genre, à l'intérieur du bac. En fonction de la diversité des  collections, on y adjoindra éventuellement des intercalaires séparant les lettres alphabétiques.

La Signalisation devrait comporter : une affichette indiquant l'emplacement du fonds, un guide avec la classification, les couleurs, les pictogrammes...

Ensuite, pour une meilleure visibilité, Les CD doivent être classés par grande classe / couleur, puis par ordre alphabétique (oranges,bleus, rouges, turquoises, jaunes) ou numérique (Violets, blanc cassé, fuchsias).
Vérifiez bien la présence des livrets ou des CD dans les boîtiers.                                                                    

Désherbage

Désherbage ou comment rafraîchir les collections

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En bibliothèque ce joli mot désigne l'opération indispensable visant à retirer des rayonnages les ouvrages abîmés, défraîchis ou obsolètes pour offrir des collections plus pertinentes, plus adaptées et plus attrayantes au public.

 

Des rayonnages et des bacs aérés, des documents en bon état et aux contenus actualisés sont plus attirants pour l'usager, donnent une image positive de la bibliothèque et stimulent les prêts.

Même si cette pratique fait "mal au cœur ", elle fait partie intégrante de la politique documentaire de la bibliothèque et chacun doit être convaincu du bien fondé de sa réalisation.

Dans la mesure du possible, toute l'équipe doit être associée à cette opération et il est conseillé de ne pas désherber seul. En cas de besoin, n'hésitez pas à appeler la MDDS.

Pour en savoir plus :
desherber en bib






Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections / Sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. - Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 2013





 

Pourquoi désherber ?

- Pour ne garder que des livres en bon état : les livres abîmés ou à l'aspect démodé n'incitent pas les usagers à les emprunter et à en prendre soin

- Pour éviter la propagation des champignons d'un ouvrage à l'autre

- Pour faire de la place

- Pour offrir une collection de documentaires dont les informations sont d'actualité et fiables
En profiter pour repérer les manques et les lacunes dans certains domaines

Quand désherber ?

- Régulièrement

- A la réception de dons

- Après un déménagement, un réaménagement ou une informatisation

Que désherber ?

- Les ouvrages en mauvais état, déchirés, crayonnés, salis, jaunis, peu attrayants

- Les ouvrages en double

- Les ouvrages plus empruntés depuis plusieurs années

- Les documentaires dont le contenu est périmé (en particulier informatique, médecine, sciences et techniques, tourisme, géographie, politique, droit, sciences sociales, revues)

- Le fonds local est à conserver

- Si vous hésitez, demandez-vous si vous aimeriez emprunter ce livre, le manipuler, le donner à lire à votre enfant ou s'il contient des informations à jour

Pour retenir facilement ces critères, la BPI a établi la grille IOUPI :

I
incorrect, fausse information
O
ordinaire, superficiel, médiocre
U
usé, détérioré, laid
P
périmé : document dont les informations ne sont plus à jour
I
inapproprié, ne correspond pas au fonds :
par exemple, trop spécialisé ou trop abstrait par rapport au public de la bibliothèque

Comment désherber ?

- Avant tout, il est nécessaire de prendre une délibération municipale indiquant les critères d'élimination jusqu'à la destination des documents retirés
La Médiathèque départementale de l'Hérault met à disposition un modèle de délibération municipale autorisant le désherbage.

- Ranger et passer les livres un par un, faire des piles des ouvrages que vous voulez retirer selon leur destination : réparation, pilon, don, rachat

- Procéder aux achats (pour combler les lacunes du fond), aux rachats ou aux réparations

Pour les ouvrages pilonnés:
- Supprimer les notices d'exemplaire du catalogue informatisé ou mentionner « livre pilonné le... » sur le registre d'inventaire et rayer le numéro d'inventaire

- Rayer le tampon de la bibliothèque, enlever le code-barre, les fiches de prêt et porter la mention " pilon "

- Mettre en carton les livres abîmés et obsolètes pour les amener à la déchetterie

- Donner les livres corrects à d'autres bibliothèques, à d'autres organismes ou les mettre en vente (voir la fiche technique sur les dons)

- Établir une liste des documents désherbés

Post désherbage : que se passe t-il après ?

Dons

 

Dons

dons

 

 

 

 



Très souvent la bibliothécaire se trouve en charge de gérer les dons d'un particulier.

Comment doit-elle procéder pour faire le tri parmi une masse de documents ? A-t-elle le droit de refuser ? Peut-elle vendre les livres triés ? La bibliothèque peut-elle faire des dons et à qui ? Comment ?
Cette fiche apporte méthode et conseils pour gérer tous les aspects du don en bibliothèque.

 

Gérer des dons : du tri

Les bibliothèques sont en droit de dire qu'elles acceptent un don pour l'ajouter à leurs collections s'il satisfait aux mêmes normes ou critères de sélection que ceux appliqués pour les acquisitions.
Il est souvent plus facile d'établir ce qui est à refuser que ce qui est accepté.

Voici une fiche technique de la BDP du Calvados qui pourra vous aider.

N'acceptez pas tout. Pour vous aider à trier vous pouvez utiliser la même méthode que pour le désherbage. 
Voici une lettre type rédigée par l'ADBDP que vous pouvez utiliser :

Madame,
Monsieur,

Vous avez eu l'amabilité de proposer des livres en don à la notre bibliothèque. Soyez-en ici remercié.

Nous devons cependant attirer votre attention sur le fait que tous ces livres ne seront pas forcément intégrés dans nos collections. En effet, les dons ont un coût pour nous, non pas d'achat, mais de traitement et de stockage. Avant d'être mis à la disposition du public, ces livres devront être cotés, catalogués et équipés. De ce fait, nous n'effectuons ces dépenses en temps et en argent que pour les ouvrages que nous aurions été susceptibles d'acheter.
Suivant l'intérêt de leur contenu et leur état physique, les livres que nous ne conservons pas sont proposés à d'autres bibliothèques ou transformés en papier recyclé.

Si le paragraphe précédent vous agrée, nous accepterons vos dons avec plaisir. Dans le cas contraire, nous serons contraints de les refuser.

Pour en savoir plus nous vous invitons à prendre connaissance de l'article de Dominique Lahary "A t-on le droit de jeter les livres ?",   publié le 19 mars 2014.

Vendre des livres :

Cette pratique se développe beaucoup dans les médiathèques depuis les cinq dernières années notamment à l'occasion d'une fête du livre ou d'un salon... et remporte un grand succès.

Quelques conseils au préalable :

- obtenir l'accord de votre collectivité qui prendra une délibération en ce sens

- fixer un prix de vente (qui le fixe ? Quelle fourchette ?)

- Réfléchir au mode d'encaissement : régie ou gestion par une association. Demander la marche à suivre auprès du trésorier de votre commune

- Réfléchir à l'usage que l'on fera de la recette de cette vente

Organiser des dons :

Attention sachez que ce travail est chronophage et représente un coût.

Vous pouvez cependant organiser ce travail en vous référant à la Charte du don de livre du 27 janvier 2005.

Charte du don de livres. pdfdu don de livres. pdf


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